VL Pronta Resposta aumenta produtividade e economia com o OfficeTrack

 

O mercado de segurança eletrônica no Brasil faturou R$ 7,17 bilhões em 2019; a previsão é de crescimento de 12% em 2020. O segmento compreende cerca de 26 mil empresas, responsáveis por gerar mais de 250 mil empregos diretos. Aproveitando essa onda, há 05 anos, após experiência na área, os sócios Robeci Ribeiro e Virgínia Melo decidiram abrir um negócio para prestar serviços para as empresas de alarmes monitorados, a VL Pronta Resposta. O negócio começou pequeno, mas hoje já atende as regiões sudeste, sul, norte e nordeste, dando conta de até 1.500 chamados/mês.

Os diretores da VL Pronta Resposta, com sede no interior de São Paulo, atestam o crescimento do setor. “Começamos atendendo empresas de alarmes de porte pequeno e testemunhamos o crescimento de todas elas. Realmente é um setor que não parou de crescer, afinal atende a uma necessidade básica que é segurança”, comentou Ribeiro, diretor comercial da empresa.

A VL atua especificamente no trabalho de campo. “As empresas monitoram e nós fazemos a pronta resposta. Quando um alarme dispara, a área de monitoramento tenta entrar em contato com o cliente para saber o que aconteceu e se está tudo bem. Quando isso não é possível, um de nossos agentes motorizados, obrigatoriamente, tem que ir até o local checar a ocorrência, fotografar e enviar relatórios. Essa é nossa atividade principal”, explicou Virgínia Melo, diretora da empresa.

Ela conta que nesse negócio o maior desafio é gerenciar e controlar o trabalho externo, seja no trajeto ou nas instalações dos clientes durante a verificação. “Existe um tempo para o atendimento, além de protocolos de procedimento, desde a chegada ao local até a verificação de portas etc. Tudo deve ser feito respeitando as regras de segurança para os clientes e para o próprio agente”, explicou a diretora. Ela explica que se trata de um trabalho de extrema responsabilidade, pois envolve patrimônio dos clientes e não pode haver falhas. “Esses profissionais são preparados e passam por treinamentos com orientações das próprias forças de segurança do estado e do município. Mesmo assim, precisamos ter olhos e ouvidos em campo”, avaliou Virgínia.

App de gestão de campo

App de gestão de campo
Aplicativo mobile de Field Service Management, ou Gerenciamento de Serviços de Campo

A ajuda para gerir as equipes externas chegou em 2019, quando a VL fechou uma parceria com a ADT, empresa líder em segurança eletrônica e que pertence ao grupo Johnson Controls, presente em mais de 150 países. Com essa aliança, veio a orientação para a adoção de um aplicativo mobile de Field Service Management, ou Gerenciamento de Serviços de Campo, chamado OfficeTrack. O aplicativo, que utiliza tecnologia israelense de última geração, controla as equipes que trabalham externamente, além das frotas de veículos, e conta com recursos como rastreamento, relatório, roteirização, entre outros.

“Quando eu ouvi falar desse aplicativo imaginei que seria difícil utilização e confesso que estava resistente à mudança, mas com a insistência do meu sócio decidi conhecer a ferramenta e me surpreendi com a facilidade e com os recursos. O treinamento foi feito por vídeo-chamada e percebi como era amigável. Passei para os agentes, que também não conheciam, mas praticamente saíram usando. Essa automação elevou a qualidade e assertividade dos nossos relatórios, nos ajudou a economizar, a controlar melhor o que acontecia na rua e nos ajudou até na auditoria”, relatou.

Virginia explica que quando os agentes de campo chegam ao local da ocorrência têm que tirar as fotos e fazer um breve descritivo em caso de ocorrências, como roubo, furtos ou qualquer atividade suspeita. “Com a entrada do OfficeTrack na operação tudo ficou mais fácil e automático. O app permite a criação de formulários pré-formatados com preenchimento automático de algumas informações do agente e do cliente. Bastam alguns cliques, além das fotos, e o OfficeTrack gera um relatório em PDF que vai diretamente para a VL e para a empresa de monitoramento”, descreveu.

Uma das grandes vantagens para a diretora da VL é que, diferentemente de outros aplicativos, o OfficeTrack não ocupa memória do celular. “Algumas outras empresas de monitoramento que atendemos, usam o WhatsApp para transmissão das fotos das ocorrências. Com isso, não tem memória de celular que chegue, pois mão podemos apagar as fotos até se certificar de que aquele atendimento foi 100% resolvido e não deixou dúvidas. Isso significa armazenar por, no mínimo, 1 mês. Algumas noites fazemos dezenas de inspeções e é fácil estourar a memória do smartphone ou a cota de armazenamento na nuvem. Já com o OfficeTrack isso não acontece. O relatório é encaminhado para o email dos responsáveis e as fotos não ficam no celular do agente. Isso nos ajuda a economizar. Antigamente tinha que investir em mais memória ou trocar de aparelho. Vai fazer um ano que estamos usando o app e não precisamos trocar a memória e nem investir em celulares sofisticados”, detalhou.

Outra vantagem que a diretora aponta é a organização. O app separa os relatórios por região e por agente, o que ajuda na localização das informações. Isso pode parecer banal, mas não para quem atende a milhares de chamadas por mês e em 04 regiões do país.

Auditoria nas madrugadas e suporte que funciona

O OfficeTrack ajuda a VL nas auditorias externas

Um uso inusitado que a VL encontrou para o OfficeTrack foi a ajuda nas auditorias externas. Em determinadas noites, os supervisores fazem um acompanhamento das atividades em campo para manter a qualidade. Os agentes sabem que serão auditados, mas não têm ideia nem do dia e nem da hora. “Com o OfficeTrack conseguimos rastrear e acompanhar toda a movimentação dos carros e motos até o local do atendimento. Conseguimos ver e identificar cada detalhe do comportamento dos agentes, até mesmo se estão recarregando a bateria do celular pelo próprio aplicativo”, descreveu.

De acordo com a diretora, a empresa já usou outro software, mas afirma que o OficceTrack realmente é o mais prático. “Consigo ver onde o apoio está, seja em motos próprios ou carros locados. Se o apoio está demorando para se deslocar, antes mesmo de falar com ele, consigo olhar e saber onde estão parados, se está mesmo na área da ocorrência etc.”

Virgínia destaca ainda o quesito segurança. Ela relata que certa vez, um dos carros foi roubado, mas como o celular de trabalho estava no veículo, o recurso de rastreamento do aplicativo ajudou recuperar o carro e todos os pertences. “Por essas e outras, o OfficeTrack é um aplicativo que eu indico, fora que o suporte deles é bem bacana. Quando tenho alguma dúvida, eles me dão um retorno rápido e realmente me ajudam a resolver dúvidas e a utilizar o app em todo seu potencial”, finalizou.

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